成蹊学園インフォメーション

成蹊大学における個人情報保護の取扱いについて(学部学生)

   成蹊大学では、学校法人成蹊学園が定める「個人情報及び特定個人情報の保護に関する基本方針」に基づき、個人情報を以下のように
取り扱うことにしております。
   この取扱いを変更する場合や追加する場合は、大学ホームページ等により周知します。
情報取得の目的と利用について
 本学では、円滑な学生生活や学修環境の維持及び広報の活性化を目的として、皆さんから個人情報を取得するとともに、適切に管理しています。
個人情報は、入学手続書類、各種届出書類、ポータルサイト、学内で実施される各種アンケート類により、あるいは指導教授を通じて取得す
るほか、業務遂行上あるいは個別相談を受けた際などの状況に応じて、学内各部署で携帯電話番号や電子メール等の緊急連絡先、その他個人
情報を確認することがあります。また、インターネットや広報誌、印刷物等の各種広報メディアに学生の所属学部、氏名、顔写真などを掲載
することがあります。
 取得した個人情報の利用に当たっては、原則として、
 ① 書類に記載した目的、情報取得に関する説明資料の配布・掲示又は本学ホームページによって公表した目的、あるいは情報取得時に同意
  を得た目的を達成するためにのみ使用します。
 ② 個別相談の場で知り得た個人情報は、相談事を解決するためにのみ使用します。
 ③ 学生呼出しや予備登録結果、卒業資格認定者など学生への情報伝達に使用しているポータルサイト、学内掲示板や配布書類などでは、
  学籍番号・氏名を使用します。ポータルサイトや掲示板での使用に当たっては、学籍番号のみとするなど、必要最低限の掲示に留めますが、
  通知等を郵送する際には、誤封を防止するため、今後も学籍番号及び氏名の両方を印字します。
 ④ 個人を識別できない形で、調査・分析等に使用することがあります。
第三者への提供について
 本学では、法令に基づく要求を受けた場合、本人の事前の同意がある場合、業務を遂行するために業務の全部又は一部を委託する場合のほか、
次に掲げる場合を除き、原則として第三者への提供、開示を行いません。

保証人への提供
〇 学年末成績通知表を学生の皆さんと連名で保証人の住所に郵送します(卒業資格認定者を除く)。また、進級・卒業判定などにおいて留年
 等成績不振のため指導が必要となった場合は、留年等の通知とあわせて成績通知表を連名で保証人の住所に郵送します。
  なお、授業の欠席が続いている、あるいは成績不振でこのままであれば留年するなどの状況があり、教育指導上あらかじめ保証人と意見交
 換が必要であると判断したときは、その指導が必要な状況を説明し、今後の学修計画などを相談するため、本学から保証人に対し直接連絡を
 することがあります。
〇 父母懇談会及び地域懇談会で個別面談を希望する保証人に対しては、成績を提供します。
〇 上記以外での保証人からの成績照会及び学籍照会に対しては、学生指導上必要な場合は原則として郵送で対応します。急を要する場合は
 電話での 照会にも応じますが、郵送、電話いずれの場合も保証人であることを確認した上で行うこととし、保証人以外の親族の方からの問
 い合わせには、原則として応じません。

外部機関への提供
〇 本学の単位互換協定校に対しては、当該協定校の科目を履修申請した場合に、受入れ協定校及び本学における学籍・履修処理及び成績処理
 のため、その履修申請書及び成績結果の授受を行います。
〇 教職課程等資格関連課程、その他学部において実習や資格取得申請等を行う場合は、手続に必要とされる学籍情報、履修・成績情報を実習
 受入れ先や所轄官庁に提供します。また、実習指導を円滑に行うために必要と判断した場合には、実習受入れ先の個人情報の照会に応ずるこ
 とがあります。
〇 日本学生支援機構や地方自治体、民間などの奨学事業団体に奨学金を申請する場合は、その申請用紙に記載された内容や添付書類を、また、
 受給後の成績状況等継続に必要な情報を当該団体に提供します。
〇 本学が推薦依頼を行っている学校に対して必要と判断した場合は、当該学校出身者の履修・成績情報、学籍情報を開示又は提供することが
 あります。

本学同窓会組織(一般社団法人成蹊会)への提供
 本学同窓会組織である成蹊会には、在学時、成蹊会費の管理のために学生名簿(学籍番号、氏名、住所、保証人住所・氏名・電話番号、出身
校等、指導教授)を提供し、退学された場合はその情報(氏名、異動日等)を提供します。また、毎年4月初めに前年度の卒業生に限り学籍関
係データ(学籍番号、氏名、保証人住所・氏名・電話番号、指導教授名)及び就職先データを本学から提供します。提供したデータは、卒業生
サービスとして、同窓会において各種会合の案内や刊行物の送付など、同窓会情報の提供に利用されます。なお、成蹊高等学校出身者について
は大学と高等学校との卒業データの重複を避けるため、「成蹊高等学校出身である」との情報を提供します。
業務委託に伴う安全管理
〇 学費納入管理業務や学籍・成績処理業務のためのプログラム開発や、書類郵送業務、証書類の筆耕等を学外の専門業者に委託するため、業
 務に応じて学籍番号、氏名等必要最小限のデータを提供します。
〇 本学では、個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合は、当該個人データの安全管理が図られるよう、委託業者に対し必要かつ適
 切な監督を行います。
本人への情報開示等について
〇 取得した個人データについては、当該データを提供した本人に対し、その求めに応じて開示しますが、入学選抜に係る個人情報や成績確定
 前の定期試験結果など、開示することで本学の教育活動に影響を与えると判断される場合や、開示情報に第三者の個人情報が含まれる場合に
 ついては、開示を行いません。
〇 開示に当たっては、履修登録届や成績通知表、願い出書類など、他の学生の個人情報が含まれない書類に関しては、学生証で本人確認をし
 た上で開示しますが、個人情報の訂正や削除、目的外利用や外部提供の中止などの場合は、書面による申請又は通知をもって行うこととします。
個人情報の管理体制等について
○ 本学園では、学園長を総括責任者とする管理組織を設置し、全学的な教育・研修を通じて個人情報の適正な取扱いを確保するとともに、
 監査責任者を置いて、定期的に個人情報の取扱い状況についてチェックする体制を整えています。
○ 大学では、個人情報管理統括者(学長)のもと、個人情報管理責任者(学部長、事務の部長等)と個人情報管理者(各教員、課長・事務長)
 を置き、個人情報の保護に関する運用責任を負うこととしています。
○ 個人情報の安全性と信頼性を確保するために、個人情報の漏えい、滅失、き損、改ざん、不正アクセスなどを防止するための必要な措置を
 講じています。
以上
2016年6月
成  蹊  大  学
学長  北川 浩

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